Wij begrijpen dat het voor jou erg belangrijk is dat wij zorgvuldig om gaan met jouw persoonsgegevens. Daarom willen we je graag meer vertellen over hoe wij deze gegevens verwerken en hoe we met deze gegevens omgaan. Belangrijk om te weten is dat wij ons houden aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) en jij daardoor altijd zelf in control bent over de gegevens die wij van jou verzamelen en verwerken.
Omdat we weten dat je de tijd die je spendeert aan onze privacy policy lezen niet kan factureren hebben we eerst even de belangrijkste punten per onderwerp voor je op een rijtje gezet. Indien je vervolgens over een onderwerp meer wilt weten kan je verderop de volledige tekst lezen. Heb je deze maand toch al genoeg uren gemaakt dan kan je dit uiteraard overslaan en direct de volledige tekst gaan lezen.
Wij verzamelen gegevens van:
-Bezoekers en gebruikers van de website of app
-Sollicitanten, zzp’ers en (medewerkers van) leveranciers
-Klanten en zakelijke relaties
Bezoekers en gebruikers van de website of de webapp
Wanneer je onze website bezoekt of onze app gebruikt, verzamelen we informatie gerelateerd aan het type apparaat, browser en hoe je onze website of app gebruikt. Deze informatie gebruiken wij om onze website en app te optimaliseren en op die wijze gebruikers zo goed mogelijk van dienst te zijn.
De informatie verwerken we:
• met jouw toestemming;
• om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren.
Freelancers/Sollicitanten/ZZP’ers
Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder interim en werving & selectie.
De informatie verwerken we:
• om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren;
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen (waarom verwerken we persoonsgegevens), dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging;
• in beperkte gevallen: met jouw toestemming, daar waar dit mogelijk is en je deze toestemming in vrijheid kan geven. (Indien je jonger bent dan 16 jaar hebben wij de toestemming nodig van je ouders (of de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt).
Klanten en zakelijke relaties
We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten, (2) om een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.
De informatie verwerken we:
• om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren;
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen (waarom verwerken we persoonsgegevens) dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging;
• op grond van jouw toestemming.
We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
• naam en contactgegevens;
• functie;
• gegevens van het bedrijf waarvoor je werkt of vertegenwoordigt;
• gegevens om een goede relatie met je kunnen onderhouden;
• gegevens ten behoeve van evenementen en bijeenkomsten. Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen jouw gegevens om;
• de overeenkomst met je te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen;
• met je te kunnen communiceren;
• een goede zakelijke relatie met je te onderhouden;
• je aanbiedingen te kunnen doen, relatiegeschenken te verstrekken en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten;
• je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor je interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je hiervoor hebt aangemeld (opt-in).
• om te kunnen factureren;
• om de kredietwaardigheid te kunnen bepalen;
• om jou en/of jouw collega’s toegang te verstrekken tot de webapp en het accountbeheer in te regelen;
• voor rapportagedoeleinden (bijvoorbeeld om de juiste persoon de juiste rapportage te verstrekken);
• je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten;
• jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;
• onze dienstverlening te verbeteren. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de relevantie van de gegevens voor het onderhouden van of vastleggen van onze relatie en de overige hierboven genoemde doelen, toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk. Een deel van deze datavelden en datastromen verloopt via onze web app. Zie voor meer details hierover de sectie “Datavelden in de webapp” onderaan deze pagina. Als je je gegevens wilt inzien, laten corrigeren of verwijderen die niet ingezien, bewerkt of verwijderd kunnen worden via de webapp, dan kun je hiertoe een verzoek indienen door een email te sturen naar info@bayrock.nl
Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou? We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Zonder deze gegevens kunnen we onze dienstverlening niet uitvoeren. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen, kwaliteiten of beschikbaarheid of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen ten aanzien van de functie en/of vanuit opdrachtgevers. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is. Meer specifiek gaat het om - onder andere - de volgende (documenten met) persoonsgegevens: Bij inschrijving:
• NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens
• geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat, bijvoorbeeld: uurtarief, referenties en feedback;
• pasfoto en video (introductie) - op vrijwillige basis. Gegevens zoals jouw geslacht vragen we op om met je te communiceren, gegevens over leeftijd om je in onze systemen te identificeren en om te bepalen of wij bepaalde verplichtingen hebben (zoals met betrekking tot het loon en of we toestemming nodig hebben van ouders of voogd). Op het moment dat je voor/via Bayrock.Network kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt
• nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning, KvK-uittreksel, relevante verzekeringspolissen;
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van bepaalde functies gegevens in het kader van een pre-employment screening (o.a. VOG verklaring en diploma’s); en
• gegevens noodzakelijk in het kader van de beperking van de inlenersaansprakelijkheid (zoals NAW, geboortedatum, BSN, soort ID-bewijs, nummer en geldigheidsduur, indien aanwezig: verblijfsvergunning, A1-verklaring, tewerkstellingsvergunning). Bayrock.Network legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld; gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke godsdienst of levensovertuiging, genetische en biometrische gegevens, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag. Het overgrote deel van deze datavelden en datastromen verloopt via onze web app. Zie voor meer details hierover de sectie “Datavelden in de webapp” onderaan deze pagina. We kunnen ook (contact)gegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacy statement. Je bent zelf verantwoordelijk voor persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn van jou op/via het internet. Tip: check dit regelmatig en indien je niet wil dat informatie beschikbaar is voor derden, scherm dit dan goed af. Lees hier bijvoorbeeld hoe je jouw gegevens kunt afschermen op LinkedIn of Facebook. Als je je gegevens wilt inzien, laten corrigeren of verwijderen die niet ingezien, bewerkt of verwijderd kunnen worden via de webapp, dan kun je hiertoe een verzoek indienen door een email te sturen naar info@bayrock.nl Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens? Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder bemiddeling en werving & selectie. Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt om;
• (correct en duidelijk) met je te communiceren;
• je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert);
• je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in);
• jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;
• onze dienstverlening te verbeteren; indien we voor trainingsdoeleinden bijvoorbeeld gesprekken opnemen, zullen we je daar van tevoren over informeren;
• jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van feedback, referentiechecks, testresultaten en social media;
• inzicht te krijgen in bedrijven waar of via wie je mogelijk ingezet kunt worden of hoe we je kunnen ondersteunen of adviseren bij het zoeken naar werk;
• je voor te stellen bij onze opdrachtgevers, dit kan ook door middel van geluid-en/of beeldmateriaal, in geval van video’s of foto’s: uitsluitend indien je deze op vrijwillige basis aan ons hebt of zijn verstrekt;
• je zo goed mogelijk, volgens jouw wensen en beschikbaarheid en de mogelijkheden bij onze opdrachtgever, in te plannen;
• een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
• een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
• ten behoeve van bepaalde functies gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening;
• jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder door training, opleiding en testen;
• jouw loopbaan te begeleiden en je te helpen bij outplacement;
• voor management doeleinden waaronder; managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
• kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
• als we een bemiddelingsrelatie met je zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, pensioen, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk. Voor bovenstaande doelen en doelgroep is dit over het algemeen een periode van twee, vijf of zeven jaar. Het overgrote deel van deze datavelden en datastromen verloopt via onze web app. Zie voor meer details hierover de sectie “Datavelden in de webapp” onderaan deze pagina. Als je je gegevens wilt inzien, laten corrigeren of verwijderen die niet ingezien, bewerkt of verwijderd kunnen worden via de webapp, dan kun je hiertoe een verzoek indienen door een email te sturen naar info@bayrock.nl
Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
Over het algemeen kan onze website bezocht worden zonder dat jouw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Wij verzamelen niet-identificeerbare informatie over gebruikers van de website zoals bijvoorbeeld datum en tijd van toegang, de bron vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat je gebruikt, de onderdelen van de website die je bezoekt, de pagina’s van de website die je hebt bezocht, informatie over het type apparaat dat je gebruikt en het materiaal dat je opstuurt of downloadt van de website. Bayrock.Network maakt gebruik van cookies en web statistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op jouw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. Zodra je gegevens aan ons verstrekt, door het invullen van een formulier, doen van een sollicitatie of inschrijving waarbij je een account aanmaakt, verwerken wij die gegevens die je aan ons verstrekt. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is. Het overgrote deel van deze datavelden en datastromen verloopt via onze web app. Zie voor meer details hierover de sectie “Datavelden in de webapp” onderaan deze pagina. Wij verzamelen persoonsgegevens van jou, om; • te kunnen reageren op vragen, tips, feedback, sollicitaties of verzoeken indien je daarvoor een formulier hebt ingevuld of gegevens hebt achtergelaten;
• informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten;
• je te benaderen voor aanbiedingen, events en andere informatie die voor jou interessant kan zijn;
• om je emails te kunnen sturen zoals nieuwsbrieven of vacature-alerts, indien je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in);
• jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens? Wij bewaren jouw gegevens om te kunnen voldoen aan het doel waarvoor het verzameld is. De vereiste bewaartermijn bepalen we aan de hand van wet- en regelgeving en eventuele claimrisico’s waarbij het uitgangspunt is dat wij de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Wanneer je via ons solliciteert voor een vacature of opdracht, bewaren we je gegevens maximaal 2 jaar na afronding van het sollicitatieproces of de opdracht. Wanneer je een account aanmaakt in de Bayrock.Network app, bewaren we je gegevens maximaal 5 jaar na je laatste login. Vervolgens wordt je account verwijderd op de manier zoals beschreven in de sectie “Je rechten”. Het overgrote deel van deze datavelden en datastromen verloopt via onze web app. Zie voor meer details hierover de sectie “Datavelden in de webapp” onderaan deze pagina. Als je je gegevens wilt inzien, laten corrigeren of verwijderen die niet ingezien, bewerkt of verwijderd kunnen worden via de webapp, dan kun je hiertoe een verzoek indienen door een email te sturen naar info@bayrock.nl
Bayrock.Network kan indien noodzakelijk aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is te allen tijde in te zien op de website. We raden je aan het privacy statement regelmatig na te lezen. Deze versie is opgesteld in september 2020.
Bayrock.Network doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij hebben daartoe (rekening houdend met de laatste stand van de techniek) fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen om onrechtmatig gebruik te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Bayrock.Network met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen. De belangrijkste partijen bij wie wij jouw gegevens opslaan of die jouw gegevens verwerken zijn: Microsoft Azure
Microsoft 365
Dropbox
Pandadoc
WhatsApp Je dient je ervan bewust te zijn dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt dan ook op eigen risico.
Heb je vragen of opmerkingen dan kun je contact opnemen via het contactformulier op de website, in de webapp of via info@bayrock.nl Indien je klachten hebt dan horen we dat graag, zodat we je verder kunnen helpen en, zo nodig, onze dienstverlening/werkprocessen kunnen aanpassen/verbeteren. Stuur ons daarvoor een bericht via bovengenoemde opties.
Je hebt het recht om een verzoek in te dienen voor;
• inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• rectificatie van je persoonsgegevens;
• verwijdering van je persoonsgegevens of beperking van verwerking: in bepaalde omstandigheden, tenzij wij een goede reden, zoals een wettelijke verplichting, hebben om de persoonsgegevens te verwerken of niet te verwijderen;
• beperking van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens;
• overdracht van je gegevens. In geval van jouw verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij jouw identiteit moeten kunnen vaststellen. Je kan je verzoek indienen op het volgende email adres: info@bayrock.nl Voor Freelancers en Opdrachtgevers met een account in de Bayrock App:
Indien je een eigen account hebt, heb je inzage in een groot deel van je gegevens en kun je deze ook bewerken. Een beperkt deel van de informatie is noodzakelijk voor het goed kunnen functioneren van de app en kan enkel verwijderd worden door het verwijderen van jouw account. Lees hier meer over in de aparte sectie “Datavelden in de webapp”. Als het verwerken van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, heb je ook het recht om jouw toestemming op enig moment in te trekken. Het intrekken van jouw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking op basis van jouw eerdere toestemming, voordat wij een dergelijke intrekking hebben ontvangen of in het geval verdere verwerking van diezelfde gegevens volgens een andere grondslag is voortgezet, zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting. Hieronder de wijze waarop je je toestemming kunt intrekken
• als je je hebt opgegeven voor het ontvangen van informatie voor nieuwsberichten, evenementen, alerts of andere berichten, dan kun je je daarvoor afmelden via de afmeldmogelijkheid in de mail die je daarover ontvangt;
• Je kunt via je browser settings voorkomen dat cookies worden geplaatst maar ook kun je te allen tijde jouw cookie instellingen wijzigen of verwijderen van jouw apparaat via de browser instellingen;
• Wil je gegevens wijzigen of verwijderen die je zelf niet kunt aanpassen dan kun je contact met ons opnemen via info@bayrock.nl. Indien je je account in de Bayrock.Network app verwijdert kunnen wij een deel van jouw gegevens geanonimiseerd bewaren zoals gedeelde of ontvangen openbare feedback, urenregistratie en delen van overeenkomsten. In je account wordt in deze gevallen je naam vervangen door een willekeurige code, waardoor het voor anderen niet te zien is van wie of voor wie de feedback was, maar wel de inhoud ervan kunnen lezen. Hetzelfde geldt voor urenregistratie.
Bayrock kan je persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) van ontvangers;
• bedrijven die deel uitmaken van of op enige wijze verbonden zijn met Bayrock Network;
• derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder test-,opleidings-, en/of exameninstituten, externe consultants, partijen die klanttevredenheidsmetingen doen o.a. ten behoeve van keurmerken en certificeringen, zakenpartners en professionele adviseurs als advocaten, auditors, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die onze systemen ontwikkelen en testen);
• opdrachtgevers waar we jou voor kunnen stellen of waar je via ons aan het werk gaat of bent;
• individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld jouw referentie hebben of geschiktheid (zoals diploma’s) of die wij, op jouw verzoek, gegevens verstrekken of die ons, op jouw verzoek, informatie verstrekken, zoals huidige, voormalige of beoogde werkgevers, opleiders, exameninstituten en uitzendbureaus; en
• in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis. Het delen van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”
Wij verzamelen jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld als;
• je onze websites bezoekt of de Bayrock.Network app gebruikt;
• je jouw gegevens invult of achterlaat op onze website;
• je een account aanmaakt via de app;
• je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening of om jou een dienst te verlenen. en als wij dit niet direct van u hebben gekregen;
• van social media, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk. In dat geval zullen we je benaderen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven of op een andere manier gebruik wilt maken van onze dienstverlening. Heb je geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van je verwerken om rekening te houden met jouw wens niet door ons benaderd te worden;
• indien wij persoonlijke informatie ontvangen van door jou opgegeven referentie contactpersonen;
• als klanten waar je bent aangeboden of waar je werkt of gewerkt hebt, persoonlijke informatie over jou met ons delen of die jou aanmeldt voor onze dienstverlening; indien dit onderdeel uitmaakt van of voortvloeit uit onze overeenkomst. Het overgrote deel van deze datavelden en datastromen verloopt via onze web app. Zie voor meer details hierover de sectie “Datavelden in de webapp” onderaan deze pagina.
Bayrock.Network slaat data op van haar Gebruikers in de Webapp. Dat doet Bayrock.Network met het doel om Opdrachtgevers en Freelancers met elkaar in contact te brengen zoals omschreven in de Algemene Voorwaarden en de Samenwerkingsvoorwaarden van Bayrock.Network. Deze data zal niet gebruikt worden voor andere doeleinden en zal ook niet ter beschikking worden gesteld aan anderen dan hieronder genoemd. Om een beeld te krijgen welke data er wordt opgeslagen en wie die kan inzien onderscheiden we de volgende Gebruikers.
1. Freelancer: Freelancers zien de inhoud van de datavelden die horen bij zijn of haar Account/Profiel zoals hun algemene gegevens, werkgeschiedenis, feedback, referenties en urenregistratie. Op het Job Board zien freelancers gegevens van Openstaande Opdrachten. Op de My Jobs pagina kunnen zij een aantal datavelden zien die horen bij hun eigen opdrachten. Freelancers kunnen daarnaast wat basisgegevens zien van leden die zij hebben aangedragen voor een Opdracht of uitgenodigd hebben voor de Webapp.
2. Job owner: Dit is de vertegenwoordiger van de Opdrachtgever die Opdrachten kan aanmaken of wijzigen op de My Jobs pagina. Daarnaast kan hij/zij ook de Profielen, beoordelingen en referenties van Freelancers zien, waarbij er meer data zichtbaar is wanneer de feedback afkomstig is van de Opdrachtgever. Daarnaast heeft de Job Owner zicht op een aantal datavelden die horen bij een specifieke inhuur en de daarbij behorende uren registratie. Job owners kunnen voor een specifieke opdrachtgever (Company) de rol “Company owner” of “HR”hebben, waarmee ze bepaalde additionele rechten hebben die specifiek toezien op alles wat onder het betreffende bedrijf valt.
3. Client employee: Dit is een medewerker die werkzaam is bij de Opdrachtgever en in die hoedanigheid verantwoordelijk is gesteld voor het verstrekken van feedback of goedkeuren van uren van Freelancers. Hij of zij kan de inhoud zien van de datavelden die horen bij zijn of haar profiel zoals algemene persoonsgegevens. Daarnaast zien zij data van een feedbackaanvraag, urenregistratie op hun projecten en een aantal datavelden die horen bij de opdrachten waar zij aan gekoppeld zijn op de My Jobs pagina.
4. Bayrock.Network Admin: Wij kunnen de inhoud van alle datavelden zien, behalve wachtwoorden en privé opmerkingen bij feedback formulieren.
In onderstaande tabellen laten we zien welke rechte bovenstaande Gebruikers hebben op de verschillende pagina’s in onze web app. Sommige datavelden zijn voor verschillende Gebruikers zichtbaar op verschillende plekken. Zo heeft alleen de Freelancer toegang tot zijn profiel via de Eigen profielpagina, maar kan een Job Owner bepaalde data alsnog zien via de My Jobs en View Profile pagina.
Hieronder is per pagina een korte samenvatting gegeven door aan te geven welke datavelden zichtbaar zijn op de pagina en welke rechten de Gebruikers hebben met betrekking tot deze datavelden.
Op deze pagina kan een gebruiker zijn eigen profielpagina zien en bewerken. Dit is alleen mogelijk voor freelancers en admins. Via de View Profile functionaliteit kunnen in bepaalde gevallen klant medewerkers ook profielen bekijken. Zie hiervoor de View Profile sectie verderop. Op de profile page kunnen freelancers (en Bayrock admins):
• algemene informatie zien en bewerken zoals uurtarief, expertise en beschikbaarheid;
• hun CV uploaden en downloaden;
• gemiddelde feedback scores zien;
• werkervaring zien, bewerken en verwijderen;
• referenties aanvragen bij werkervaring;
• opleidingen toevoegen, bewerken en verwijderen.
Bayrock.Network admins kunnen handmatig of geautomatiseerd profiel informatie updaten van freelancers. Dit gebeurt bijvoorbeeld aan de hand van CVs, andere met ons gedeelde documenten, communicatie met ons of openbare bronnen.
Sommige informatie is verplicht en kan daarom niet verwijderd worden. Het gaat hierbij om de meest cruciale informatie die nodig is bij het solliciteren naar een opdracht zoals een telefoonnummer of een CV. Deze informatie kan alleen verwijderd worden door het profiel te verwijderen.
Werkervaring kan gelinkt worden aan een Company Page indien de betreffende opdrachtgever/werkgever een klant van Bayrock is en een Company Page heeft aangemaakt.
De Freelancer kan een referentie aanvragen van een externe gebruiker die geen account heeft in de web app. Hierbij wordt data ingevuld zoals de naam, email adres, telefoonnummer en functietitel van de persoon bij wie de referentie wordt aangevraagd. Deze persoon krijgt een email waarmee hij of zij de aanvraag kan accepteren en invullen of deze weigeren waarna de persoonsgegevens van deze persoon worden verwijderd.
Op deze pagina kan een gebruiker zijn eigen feedback zien. Dit is alleen mogelijk voor freelancers. Hier kunnen zij feedback en referenties zien die zij ontvangen hebben. Dit omvat de volgende datapunten: de naam van de persoon van wie de feedback ontvangen is, het beroep van diegene, de datum van de feedback, het aantal gewerkte uren waar de feedback betrekking op heeft, de periode waar de feedback betrekking op heeft, privé opmerkingen, openbare opmerkingen en feedback scores. Het is voor freelancers niet mogelijk om deze feedback/referenties aan te maken, te bewerken of te verwijderen. De data van deze feedback/referenties worden aangemaakt door de Job Owners en Client Employees wanneer zij feedback verstrekken via de Provide Feedback pagina. Ook kunnen externen die geen account hebben in de Webapp data voor referenties verstrekken via de Provide Reference pagina. Gebruikers worden er op meerdere manieren voor gewaarschuwd om geen vertrouwelijke informatie te delen in de openbare opmerkingen van het feedback formulier, indien dit toch gebeurt kan een verzoek ingediend worden om de feedback te verwijderen of de gevoelige data te verwijderen. Dit kan door middel van een email naar info@bayrock.nl
Het is voor Freelancers ook mogelijk om openstaande aanvragen van feedback te zien op deze pagina. Deze kunnen ook verwijderd worden door de Freelancer.
Op de Request Feedback pagina kan een Freelancer een feedback verzoek aanmaken. Hierbij wordt het Project geselecteerd, de naam van de persoon bij wie de feedback aangevraagd wordt, de periode waar de feedback betrekking op heeft en het aantal gewerkte uren gedurende de periode. De pagina is alleen voor Freelancers zichtbaar.
Op de Provide Feedback pagina kan een Job Owner of Client Employee feedback verstrekken aan Freelancers. Job Owners kunnen dit voor alle opdrachten waarbij zij de rol van Job Owner hebben. Client Employees kunnen dit bij opdrachten waarop zij de rol van Project Manager of Reviewer hebben. Hierbij worden de volgende datavelden ingevuld: Project, naam van de Freelancer, periode waar de feedback betrekking heeft, feedback scores, aantal gewerkte uren gedurende de periode, privé opmerkingen en openbare opmerkingen. Tot slot wordt de vraag gesteld of de Gebruiker opnieuw zou willen samenwerken met de Freelancer. Deze data wordt vervolgens zichtbaar voor de Freelancer op de My Feedback pagina en voor (potentiële) Opdrachtgevers en Bayrock.Network Admins op de View Profile pagina.
Op deze pagina kunnen Freelancers zien wie zij hebben aangedragen voor welke Opdracht en wie zij uitgenodigd hebben voor de Webapp. Van de Freelancers die zij hebben uitgenodigd zien zij ook de naam, beschikbaarheid en in welke Industry zij de beste feedback hebben ontvangen. Deze informatie helpt de Freelancers om beter in te kunnen schatten of zij iemand willen aandragen voor een bepaalde Opdracht. Verder kunnen Freelancers vanaf deze pagina nieuwe leden uitnodigen en inzien hoeveel Referral Fees zij tot nu toe verdiend hebben.
Op het Job Board kunnen Freelancers een overzicht zien van alle Opdrachten en eventueel doorklikken naar de Details van specifieke Opdrachten. Zij zien hierbij een functietitel, locatie, opdracht beschrijving, kandidaat profiel, uurtarief, startdatum, einddatum, type opdracht, industrie/branche, vereiste werkervaring, vereiste vaardigheden, bedrijfsnaam en bedrijfsprofiel. Opdrachten kunnen gekoppeld worden aan bedrijfsprofielen (Company Pages) of algemene/anonieme opdrachten zijn. Sommige opdrachten zijn enkel zichtbaar voor leden van bepaalde Talent Pools, indien de Bayrock admins of de opdrachtgever daarvoor kiezen.
Freelancers kunnen zelf solliciteren of iemand aandragen voor een opdracht. Bij het aandragen van een nieuwe kandidaat, vullen zij een voornaam, achternaam, telefoonnummer en email adres in. Daarnaast kunnen ze een CV uploaden een toelichting geven waarom zij de aangedragen kandidaat geschikt vinden voor de Opdracht. Bij het aandragen van een bestaand lid/Gebruiker hoeven zij enkel het email adres/de naam in te vullen en een toelichting waarom diegene geschikt is.
Bayrock.Network Admins kunnen opdrachten inzien, aanmaken, bewerken en verwijderen. Daarnaast kunnen Admins ook iemand aandragen.
De module 'Company Pages' stelt bedrijven in staat om een eigen bedrijfsprofiel aan te maken en te beheren. Op deze pagina's wordt specifieke informatie over het bedrijf verzameld en weergegeven. Deze informatie kan onder meer de bedrijfsnaam, het logo, een beschrijving van het bedrijf, het adres, factuuradres, juridische entiteiten en links naar websites en LinkedIn omvatten. Bovendien kunnen gebruikers die gerelateerd zijn aan het bedrijf, zoals HR-managers, Job Owners en Client Employees, worden vermeld. De algemene informatie is zichtbaar voor freelancers en job owners zoals bedrijfsnaam, beschrijving, actieveopdrachten, links naar de website en LinkedIn van het bedrijf, events, blogs en de company rating. Ratings kunnen uitsluitend worden gegeven door freelancers die daadwerkelijk voor het bedrijf hebben gewerkt. Overige informatie is enkel zichtbaar voor de company owner en deels voor HR medewerkers.
Alleen door het bedrijf aangewezen 'Company Owners' en 'HRs' hebben de bevoegdheid om het bedrijfsprofiel te creëren en te bewerken. Deze bedrijfsspecifieke rollen en toegangsrechten kunnen alleen worden ingesteld via de 'Company Pages'.
Freelancers kunnen een Company Page volgen (Subscribe) en krijgen dan updates van alle nieuwe opdrachten van het betreffende bedrijf in alle categorieën.
Opdrachtgevers met de specifieke rol van 'Company Owner' of'HR' binnen hun organisatie hebben toegang tot de functionaliteit 'Talent Pools'. Deze functie stelt opdrachtgevers in staat om aangepaste talentpools te creëren en freelancers aan deze pools toe te voegen. Wanneer een freelancer wordt toegevoegd op basis van zijn of haar e-mailadres en deze persoon is een bestaande gebruiker, wordt hij of zij automatisch aan de pool toegevoegd. Als de gebruiker nog niet bestaat, wordt er een uitnodiging verstuurd om lid te worden van Bayrock, en wordt deze persoon tegelijkertijd aan de pool toegevoegd. Er is tevens een standaard 'Blacklist' talentpool waar opdrachtgevers freelancers aan kunnen toevoegen die zij niet willen inhuren. Freelancers worden niet geïnformeerd als zij aan deze lijst worden toegevoegd. Deze informatie is uitsluitend zichtbaar voor beheerders en wordt veilig opgeslagen.
Freelancers kunnen op deze pagina zien welke opdrachtgevers hen aan hun Talent Pools hebben toegevoegd. Zij kunnen alleen de namen van de bedrijven zien die hen hebben toegevoegd, maar niet de namen van de individuele Talent Pools. Als een freelancer besluit de Talent Pools van een bedrijf te verlaten, wordt dit geregistreerd en kan hij of zij niet meer worden toegevoegd aan Talent Pools van dat specifieke bedrijf.
Op de My Jobs pagina kunnen zowel Freelancers, als Job Owners en Client Employees alle Opdrachten zien waar zij zelf aan verbonden zijn in hun rol als Freelancer, Job Owner of Client Employee. Per persoon zien zij de volgende datavelden:
• Freelancers kunnen hun eigen opdrachten bekijken. Hierbij zien ze de bedrijfsnaam, startdatum, einddatum, naam van de Job Owner, projecten, Industry van ieder project, Project Managers en Reviewers. Freelancers kunnen projecten toevoegen aan een opdracht en hierbij ook de Project Managers en Reviewers toevoegen/aanmaken.
• Job Owners kunnen hun eigen opdrachten zien, bewerken en verwijderen. Zij zien hierbij dezelfde datavelden als de Freelancer, maar kunnen alle datavelden bewerken behalve de Job Owner. Ook kunnen zij nieuwe opdrachten aanmaken of bestaande opdrachten verwijderen. Van de projecten zien zij eveneens alle informatie en kunnen deze bewerken. Wanneer een project is aangemaakt door een Freelancer of Client Employee ziet de Job Owner hier een melding van en kan deze informatie goedkeuren of verwijderen. Na goedkeuring kan de Job Owner deze data alsnog aanpassen.
• Client Employee kan alle informatie zien van opdrachten waarop hij/zij de rol van Project Manager of Reviewer heeft. Indien de Client Employee de rol van Project Manager heeft kan hij ook nieuwe projecten aanmaken. Daarnaast kan een Client Employee data van Projecten waarop hij zelf Project Manager is bewerken of het gehele project verwijderen.
• Bayrock.Network Admins kunnen op deze pagina alle data bewerken inclusief de Job Owner. Admins kunnen ook opdrachten en projecten verwijderen.
Opdrachten zijn gekoppeld aan bedrijfsprofielen (Company Pages) en zijn zichtbaar voor Job Owners op de “Active Jobs” sectie van hun eigen Company Page.
Op de time tracking pagina kunnen Freelancers hun gewerkte uren registreren op de betreffende projecten en hierbij een toelichting opnemen. Deze informatie kunnen zij registreren, inzien, bewerken en verwijderen. Wanneer de uren voor een bepaalde week geregistreerd zijn kunnen deze ter review ingediend worden bij de Job Owner/Project Manager. Hierna kunnen de uren niet meer bewerkt worden door de Freelancer. Indien de uren van een project afgekeurd worden kan de urenregistratie voor de betreffende week weer bewerkt of verwijderd worden door de Freelancer.
Job Owners en Client Employees kunnen de urenregistratie van Freelancers op hun Opdrachten/Projecten zien en beoordelen. Job Owners kunnen uren inzien en goedkeuren voor alle projecten op de opdrachten waarop zij de rol Job Owner hebben. Client Employees kunnen enkel de urenregistratie zien en beoordelen van Freelancers op de projecten waarop zij de rol Project Manager hebben.
Op deze pagina kan elke Gebruiker zijn eigen persoonlijke gegevens invullen, inzien, updaten en verwijderen. Sommige informatie is verplicht en kan daarom niet verwijderd worden. Het gaat hierbij om de meest cruciale informatie die nodig is bij het solliciteren of het onderhouden van contact over de opdrachten zoals een telefoonnummer of een CV. Deze informatie kan alleen verwijderd worden door het profiel te verwijderen. Afhankelijk van de gebruikersrol worden hier de volgende datavelden ingevuld:
• Voornaam
• Achternaam
• Geboortedatum (Alleen freelancer)
• Huidige functietitel
• Email adres
• Telefoonnummer
• Beschikbaar vanaf datum (Alleen freelancer)
• Beschikbaarheid in uren per week (Alleen freelancer)
• Uurtarief (Alleen freelancer)
• Locatie (Alleen freelancer)
• Over mij (Alleen freelancer)
Verder kunnen gebruikers op deze pagina hun wachtwoord aanpassen, bepalen welke notificaties zij per mail willen ontvangen en hun volledige account verwijderen. Het is mogelijk om per categorie te bepalen van welke opdrachten een freelancer job notifications per mail wil ontvangen. In beginsel wordt een nieuwe freelancer voor alle categorieën aangemeld. Daarnaast is het zo dat wanneer een freelancer een Company Page volgt hij/zij alle nieuwe opdrachten van dit bedrijf per mail ontvangt, ongeacht de categorie. Tot slot kunnen freelancers hier ook bepalen of zij notificaties willen ontvangen wanneer zij toegevoegd zijn aan een Talent Pool van een opdrachtgever en of zij exclusieve uitnodigingen willen ontvangen voor opdrachten van deze opdrachtgevers.
Het is een beperkte aantal geval mogelijk voor Gebruikers om profiele van Freelancers te zien in de Webapp. Gebruikers kunnen afhankelijk van hun rol in de volgende situaties profielen van andere Gebruikers bekijken en hierbij de volgende informatie zien:
• Freelancers kunnen enkel de profielen van andere Freelancers bekijken wanneer ze een directe link hebben naar het profiel van de andere Gebruikers of wanneer zij dezelfde Opdracht hebben met exact dezelfde voorwaarden en projecten. Hierbij kunnen zij de algemene informatie zien zoals naam, locatie, beschikbaarheid en uurtarief. Verder zien zij de gemiddelde feedback scores, ervaring en opleiding van diegene. Zij zien geen details van individuele feedback formulieren.
• Job Owners kunnen enkel de profielen van andere Gebruikers bekijken wanneer ze een directe link hebben naar het profiel van de andere Gebruikers of wanneer die Gebruikers een rol hebben op een van hun opdrachten op de My Jobs pagina. Job Owners zien hierbij de algemene informatie zoals naam, locatie, beschikbaarheid en uurtarief. Verder zien zij de feedback scores, ervaring en opleiding van diegene. Tot slot kunnen zij ook details zien van individuele feedback formulieren/referenties. Wanneer de feedback/referentie betrekking heeft op een opdracht waarop zij niet Job Owner zijn, zien ze de feedback scores, bedrijfsnaam, functietitel van de Freelancer, Industry, datum van het feedbackformulier, gewerkte uren, periode (datum van – tot), openbare opmerkingen en functietitel van de reviewer. Bij referenties zien zij additioneel wat de arbeidsverhouding was tussen de Freelancer en degene van wie de referentie afkomstig is en of deze referentie al gevalideerd is door Bayrock.Network. Wanneer de feedback betrekking heeft op een opdracht waarvan zij Job Owner zijn, zien ze additioneel ook de naam van het project, de naam van de reviewer en de privé opmerkingen. Job Owners kunnen apart data opvragen met betrekking tot het percentage Client Employees op hun eigen opdrachten dat opnieuw wil samenwerken met een Freelancer. Zie hiervoor de sectie “Data buiten Webapp” onderaan deze pagina.
• Client Employees kunnen enkel de profielen van andere Gebruikers bekijken wanneer ze een directe link hebben naar het profiel van de andere Gebruikers of wanneer zij een rol hebben op opdracht van de Freelancer. Hierbij kunnen zij de algemene informatie zien zoals naam, locatie, beschikbaarheid en uurtarief. Verder zien zij de gemiddelde feedback scores, ervaring en opleiding van diegene. Zij zien geen details van individuele feedback formulieren.
• Bayrock.Network Admins kunnen alle profielen zien en hierbij bijna alle informatie bekijken. Enkel privé opmerkingen en het antwoord op de vraag of een Client Employee opnieuw wil samenwerken met een Freelancer is niet zichtbaar. Van referenties is ook de naam, email adres en telefoonnummer zichtbaar. Hierbij kunnen Admins aangeven of zij een referentie gevalideerd hebben. Dit is de enige informatie die bewerkt kan worden door de Bayrock.Network Admins.
Deze pagina is enkel zichtbaar voor Bayrock.Network Admins. Hiermee kunnen zij:
• Gebruikers aanmaken/uitnodigen/verwijderen;
• Gebruikers opzoeken;
• Contactgegevens inzien;
• Email adressen van gebruikers wijzigen;
• Inzien door wie de kandidaat uitgenodigd is;
• Cv’s downloaden;
• Data van de View Profile pagina inzien;
• Verdiende referral fees updaten; en
• Gebruikersrollen/toegangsrechten bewerken.
Op deze pagina kunnen Bayrock.Network Admins details inzien van sollicitanten en de status van sollicitanten bijhouden. De volgende datavelden zijn hierbij zichtbaar:
• foto van de Freelancer;
• naam van de Freelancer;
• naam van de Freelancer door wie zij zijn aangedragen;
• gemiddelde feedback score;
• Blacklist status;
• email adres en telefoonnummer;
• CV;
• motivatiebrief wanneer zij zelf gesolliciteerd hebben;
• toelichting waarom zij geschikt zijn voor de rol wanneer zij door iemand zijn aangedragen; en
• de status van de sollicitant.
Op deze pagina kunnen Bayrock.Network Admins de urenregistratie van Freelancers zien en op basis hiervan rapportages creëren en exporteren. Hierbij is het aantal gewerkte uur per dag, per project te zien inclusief opmerkingen en status. Bij de status “Goedgekeurd” is ook te zien door wie de uren goedgekeurd zijn. Deze rapportages worden gebruikt bij het generen van de facturen richting de Opdrachtgever en worden als bijlage toegevoegd aan de factuur.
Buiten de Webapp om kunnen Bayrock.Network Admins de volgende informatie delen met Gebruikers:
• Wanneer een Freelancer solliciteert op een Opdracht of aangedragen wordt voor een Opdracht, kan de data van zijn profiel zoals beschreven op de View Profile pagina geëxporteerd worden naar PDF en verzonden worden naar de Opdrachtgever. Ook wanneer deze Opdrachtgever geen account heeft in de Webapp. Verder kunnen individuele datavelden gebruikt worden bij het sollicitatieproces zoals telefoonnummer, email adres of CV en kunnen individuele datapunten gebruikt worden bij de onboarding bij de Opdrachtgever.
• Job Owners kunnen informatie opvragen over het percentage Client Employees dat graag opnieuw zou willen samenwerken met een bepaalde Freelancer. Hierbij kunnen zij eventueel ook per Client Employee zien of diegene met de betreffende Freelancer opnieuw zou willen samenwerken. Dit helpt de Opdrachtgever een beter match te maken bij het opstellen van de interne planning.
• Job Owners kunnen rapportages krijgen waarin geaggregeerde informatie beschikbaar wordt gemaakt over hun eigen Freelancers zoals totale aantal gewerkte uren, gewerkte uren per Freelancer, best beoordeelde Freelancers, meest productieve Freelancers (uitgedrukt in aantal gewerkte uren) en opdrachten waarop de meeste uren gemaakt zijn.
• PDF rapportages van de urenregistratie worden gebruikt bij het genereren van de facturen richting Opdrachtgevers en worden als bijlage toegevoegd aan de factuur.